در این مقاله دو تعریف از چک لیست آورده شده است:

تعریف اول : چک لیست مجموعه سؤالاتی است منظم و هدفمند که به تفکیک محورهای بازرسی تهیه شده، به جمع آوری اطلاعات می انجامد و مراحل بازرسی را کنترل می کند.

تعریف دوم : چک لیست مجموعه سؤالات تخصصی در قالب نحوه اجرای وظـایف دسـتگاه نظارت شونده است که ابعاد مدیریتی سیستمها، اجرای قوانین، تدوین و رعایت دسـتورالعمل های داخلی و مصوبات مقامات ذیربط و به طور کلی وجود کنترلهای داخلی دستگاه و یا خـارج ازآن را تعین می بخشد.

سؤالات مطرح شده در چک لیستها، بایستی بر اساس اهـداف دسـتگاه اجرایـی و قـوانین و مقرراتی باشد که رعایت آنها در انجام وظایف محوله الزامی است، با طرح سؤالات مذکور، دقـت و توجه به اجرای مقررات و قوانین و احساس مسئولیتها و تلاشـهای اجرایـی و ترفنـدهایی کـه برای حل و فصل مسایل و مشکلات و پیشبرد کارها معطوف میگردد و یا احیاناً تعلـل و قـصور در انجام وظایف، روشن می گردد. ممکن است در چک لیستها، سؤالات متـرادف و یـا مـشابه بـه چشم بخورد، باید توجه نمود که این سؤالها تکراری نیست بلکه بررسی یک موضـوع از دیـدگاهمدیران مختلف است که به نوبه خود در استنتاج موضوع کمک می نماید.

انواع چک لیست

چک لیست شامل دونوع عمومی و تخصصی است. چک لیستهای عمومی بـرای آن دسـته از قوانینی است که در تمامی دستگاهها و یا چند دستگاه مشترک باشد و بـا اسـتانداردهای قابـل قبول (دیوان محاسبات – سازمان مدیریت و برنامه ریزی) در مسائل اداری و مـالی تهیـه گـردد. مانند قانون مدیریت خدمات کشوری که در بیشتر دستگاه ها به اجرا گذاشته شده است.

چک لیستهای تخصصی به طور جداگانه و به تفکیک محورهای بازرسی، به تناسب اهـداف، مأموریتها و وظایف خاص هر دستگاه تدوین می گردد. اساس تهیـه چـک لیـست روشـن کـردن پاسخهای محورهای بازرسی است. این چک لیست ها عموماً بر روی کارهای تخصصی و یا بازرسی و نت بر روی تجهیزات و دارایی ها تعریف می گردد.